المزايا الرئيسية لبرمجيات إدارة الخدمات الميدانية

على عكس إدارة ممتلكات الأعمال، تتطلب إدارة الخدمات الميدانية من المدراء التعامل مع موارد الشركة التي تكون إما في طريقها إلى مواقع العملاء أو أنها تُستخدم هناك من الأساس.
يجب عليك جدولة أوامر العمل، إرسال الفنيين، تتبع ساعات العمل، وتقدم الوظائف، وأن تصدر الفواتير للعملاء.
عادةً ما يشمل العمل إصلاحات، وصيانة، وفحص، واستشارات، ودعم العملاء تحت نطاق الخدمات الميدانية.
يمكن أن تساعدك برمجيات إدارة الخدمات الميدانية على القيام بكل هذه المهام بسلاسة.

ما هي برمجيات إدارة الخدمات الميدانية (FSM)؟

تمكنك حلول إدارة الخدمات الميدانية من تحقيق أهداف عملك وزيادة الإنتاجية، مما يعزز في نهاية المطاف من إيراداتك.
يهدف ملاك ومدراء الشركات إلى استخدام الموارد بشكل أمثل وزيادة رضا العملاء لتحسين الربحية؛ هذه هي الأهداف الهامة بغض النظر عن القطاع أو حجم الأعمال. ومع ارتفاع توقعات العملاء، أصبح أمراً هاماً بأن تقدم خدمة عملاء ممتازة.
يمكن أن توفر برمجيات إدارة الخدمات الميدانية فوائد عديدة حيث يمكنها تقديم حلول عملية وضرورية، مثل تحسين التواصل ليس فقط مع الموظفين، ولكن أيضًا مع العملاء والمدراء. وبشكل عام، فإن برمجيات إدارة الخدمات الميدانية توفّر لك ميزةً تنافسية عبر تمكينك من تقديم تجربة فائقة للزبائن.

الصناعات التي تتطلب برمجيات إدارة الخدمات الميدانية:

1. الاتصالات

يمكنك استخدام البرنامج للوصول إلى إدارة أوامر العمل، كما يمكنك استخدامه لتنفيذ المهام، والإبلاغ عن المشكلات، وتحديد الوقت والطريقة المستخدمة للإكمال.

2. الشحن

يمكن الحفاظ على أوقات التسليم الدقيقة وتوفير تكاليف الوقود مع خاصيات توجيه المسارات والجدولة الصحيحة، إلى جانب تمتعك بنطاق اطلاع أكبر للطرود.

3. لمرافق

يمكن للمهندسين الاطلاع على تقدم العمل، وتوافر الزبائن، والتأخيرات المحلية، مما يسمح لهم بالتكيف مع الظروف المتغيرة.

4. صيانة الممتلكات

يمكن للمستأجرين أن يكون لديهم بوابة إلكترونية للإبلاغ عن مشكلات التسرب، ومشاكل التكييف، وطلبات الصيانة، ليتم التعامل معها بسهولة وأمان.

5. التعدين

يمكن إتمام الإبلاغ عن مشكلات السلامة، وتقليل الإصابات في مكان العمل وغير ذلك.

6. الرعاية الصحية

يمكن علاج المرضى في المنزل دون زيارات مكلفة تستغرق وقتًا طويلاً إلى المستشفى. يمكن للصيادلة والمعالجين ومقدمي الرعاية الصحية التعاون لتوفير رعاية محسّنة للمرضى.

مميزات برمجيات إدارة الخدمات الميدانية

الآن بعد أن فهمنا ما هي برمجيات إدارة الخدمات الميدانية، دعونا نلقي نظرة على الفوائد التي تقدمها:

1. دمج الأنظمة المختلفة

تقوم برمجيات إدارة الخدمات الميدانية بتحويل العمليات اليدوية والملفات الورقية، والسبورات البيضاء، والتقويمات، وجداول البيانات إلى تنسيقات رقمية سهلة الاستخدام.
هذا يسمح لك ولفرقك بالوصول إلى البيانات الخاصة بالمهام وتذاكر الخدمة من أي مكان وفي أي وقت بسهولة وبدون عناء.
لن تحتاج إلى أنظمة مختلفة بمجرد أن يكون لديك حل إدارة الخدمات الميدانية، حيث يمكن إدارة كل شيء من منصة موحدة.

2. جدولة الأحداث بشكل صحيح

بعض أكبر التحديات التي تواجه مقدمي الخدمات الميدانية هي مشاكل إرسال الفنيين، .تدفقات العمل غير المناسبة، والارتباك في الجدولة. في العادة، يمكن أن يكون هناك فشل في إرسال فني إلى وظيفة معينة، أو التكرار في الجدولة لبعض الوظائف الأخرى.
وفي هذا السياق، يمكن لنظام التموضع العالمي (GPS) أن يساعد في تخصيص المهام للفنيين الموجودين بالقرب من عملائك. هذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يجعل الأمور أكثر تنظيماً داخل الشركة.
يسمح نظام الجدولة في الوقت الفعلي للعاملين الميدانيين بالتكيف بسرعة وبدون تأخير مع ظروف العملاء. كما أنه وفي عالمنا المعاصر أصبح العمل عن بعد أمراً لا غنى عنه في الكثير من القطاعات، خاصةً في قطاع التشييد والبناء، وهو الأمر الذي يسمح للعمال والمدراء والفرق بالتعاون على المشاريع ومشاركة الأفكار وتعيين المهام بغض النظر عن مكانهم في وقتٍ ما.

3. زيادة الإنتاجية

عندما تتم أتمتة جميع المهام المتعلقة بالخدمات الميدانية، لن تحتاج بعد الآن إلى الجهد اليدوي لملء النماذج، وإدخال البيانات، وتحديث السجلات في المكتب.
يمكن لفريقك قضاء وقته بشكل أكثر إنتاجية على مهامه الفعلية، مما يسمح للموظفين بأن يكونوا أكثر كفاءة وأن يقدموا خدمة عملاء أفضل.
عندما يتم استخدام الوقت بشكل أكثر فاعلية، يمكن لفريقك إكمال المزيد من المهام يوميًا، مما يزيد الإنتاجية بشكل مباشر مع زيادة دقة الإرسال.

4. عمل الموظفين الميدانيين بكفاءة

سيكون التطبيق بحوزة جميع الفنيين الميدانيين على أجهزتهم المحمولة، مما يسمح لهم بالوصول إلى المعلومات من برنامج إدارة الخدمات الميدانية كلما احتاجوا إليها، بغض النظر عن مكان وجودهم.
يمكنهم الاستعلام عن البيانات، والاتصال بالدعم الفني، والوصول إلى الأدوات المحددة التي يحتاجونها لتنفيذ مهمة معينة.
يمكن لفريق الدعم الخلفي التواصل في الوقت الفعلي مع الفنيين الميدانيين، مما يمكنهم من أداء عمل أفضل وتقديم خدمة ممتازة، وتحقيق معدل عالي من رضا العملاء.
يمكن للفنيين الميدانيين إعطاء تحديثات حول حالة المهام، وطلب استبدال الأجزاء، والوصول إلى المخزون أثناء التنقل، دون الحاجة للذهاب إلى المكتب. يعطيهم ذلك الحرية والمرونة والقدرة على أداء مهامهم في الميدان بكفاءة وسرعة.
كما أنه مع تتبع نظام التموضع العالمي (GPS)، يصبح الوصول إلى الوظائف التي تتطلب مواقع جغرافية دقيقة أمراً سهلاً.
يمكن لنظام الـ GPSأيضًا تسجيل وقت وصولهم، وإخطار المكتب إذا تجاوز الفنيون الميدانيون المنطقة المحددة، مع ميزة السياج الجغرافي.

5. أتمتة العمل

تمكنك برمجيات إدارة الخدمات الميدانية من أتمتة المهام الروتينية، وتساعد في تدفق المهام بسلاسة وبدون عناء، مثل تسلسل عمل من عدة أحداث يقع خارج مقر المكتب.
عندما يكون هناك تدفق سلس للمهام، يكون هناك هدر أقل في الموارد، وعدد أقل من الأنشطة غير الفعالة. كما يمكنك التركيز على المهام التي تضيف قيمة أكبر.

6. تحسين الموارد

تمكين الشركات من إدارة الجوانب الأساسية لعملها مثل تعيين وتوجيه الفنيين الميدانيين بناءً على المعرفة والخبرة بشكل أكثر كفاءة لتكون بالتالي قادرةً على تحسين الربحية.
ستتم أتمتة أنظمة الإرسال اليدوية، لتحافظ على مستويات خدمة ممتازة.

7. تقليل التكاليف

تساعد برمجيات إدارة الخدمات الميدانية في تقليل النفقات وزيادة الإيرادات.
مع رقمنة الأعمال الورقية وتنسيق النماذج في شبكة واحدة، يمكن لفريقك تنفيذ المزيد من المهام.
برمجيات ترانكويل لإدارة الخدمات الميدانية سهلة الاستخدام وتتيح لك إنشاء نماذجك الخاصة لجمع المعلومات، مما يقلل من اعتمادك على موظفي تكنولوجيا المعلومات، ويجعل العملية أكثر كفاءة. سيساعدك كل ذلك في تنفيذ المزيد من الوظائف، وقبول المزيد من المهام، وزيادة الأرباح.

8. تأمين البيانات السحابية

يوفر التخزين السحابي أمانًا أفضل من التخزين في الموقع، بفضل طرق التشفير المتقدمة. وفقًا لخبراء القطاع، تُبلغ الشركات عن تحسن في مستوى الأمان بعد الانتقال إلى الخدمات السحابية. كما أن هذا الانتقال يجعل الحفاظ على الامتثال للوائح الحكومية والصناعية أمراً أسهل.
يمكن لبرمجيات إدارة الخدمات الميدانية السحابية، ذات استراتيجيات الأمان المخصصة لنشاطك التجاري، أن تقلل المخاطر وتمنع الانتهاكات الأمنية.

9. التعامل مع الطوارئ

برمجيات إدارة الخدمات الميدانية قادرة على تحديد فني ميداني قريب ومتاح على الفور.
يمكن للخريطة أن تُرى بسهولة من قبل المسؤولين عن إرسال الفنيين حيث أن الخريطة تحتوي على وظائف كاملة في البرنامج.
يمكن إعادة توجيه الفني الميداني بسرعة إلى المكان الذي يحتاجه بشكل عاجل.
عند غياب مثل هذا البرنامج، يمكن أن تسبب مكالمات الخدمة العاجلة أو الطارئة توترًا وذعرًا بين موظفي المكتب والفنيين الميدانيين على حد سواء.

10. القاعدة المعرفية وسجل العملاء

بالنسبة لأي عمل، فإن وجود قاعدة بيانات تحتوي على كل جزء من البيانات حول عملائك، وسجل التفاعلات معهم والخدمات المقدمة لهم، والتعليمات الفنية المطلوبة، هو أمر قيم للغاية.
حتى إذا كان الموظفون المحددون غير متاحين بسبب المرض أو لأسباب أخرى، أو إذا استقالوا، فإن الشركة ستكون قادرة على مواصلة عملية العمل بسلاسة بفضل قاعدة البيانات وسجل العملاء المفصل.

11. الفواتير السريعة

تُصدر شركات تقديم الخدمات الميدانية الفواتير للعملاء بمجرد اكتمال مكالمة الخدمة بنجاح. تسمح برمجيات إدارة الخدمات الميدانية للفنيين بإرسال معلومات أخرى ذات صلة بالمهمة مثل الساعات المستغرقة، وحالة العمل، والمواد والأدوات والمعدات المستخدمة، وهلم جرّى. يمكنهم أيضًا في وقتٍ لاحق تحميل صور للعمل المنجز، وتوقيع العميل الرقمي.
يمكن لبرنامج ترانكويل لإدارة الخدمة الميدانية إنشاء الفواتير، وحساب الرسوم، وتحديد المنتجات تحت الضمان والالتزامات المعلقة على نحوٍ تلقائي، بالإضافة لتعيين الخصومات بناءً على البيانات المقدمة.

12. تقليل الهدر

واحدة من أهم مسؤوليات برمجيات إدارة الخدمات الميدانية هي إدارة وتقليل الهدر.
من خلال تطبيق البرنامج في شركتك، يمكن تقليل الهدر عن طريق تشجيع استخدام الوظائف الأساسية للنظام.
وبالتالي، يمكن للفنيين الميدانيين أداء عملهم بشكل أكثر كفاءة ومنهجية، مما يعزز سمعة الشركة وأدائها التجاري.

13. دعم التوسع

حلول إدارة الخدمات الميدانية قادرة على التعامل مع البيانات المعقدة وزيادة متطلبات العملاء كل يوم بذكاء وكفاءة، لأنها مصممة للتوسع.
بفضل هذه الميزة في البرنامج، لا يحتاج أصحاب الأعمال إلى القلق بشأن توسيع أو نمو أعمالهم؛ في الواقع، يمكنهم الآن التخطيط لذلك بشكل أكثر فعالية.
يمكن لبرمجيات إدارة الخدمات الميدانية أيضًا التكيف مع الاحتياجات المتزايدة لتلك الشركات النامية، وتنبيهك إلى ما يجب إضافته للتأكد من تنفيذ الوظائف بشكل صحيح.

14. معالجة أوامر العمل بكفاءة

لا تزال العديد من الشركات تعتمد على الطرق اليدوية والوثائق الورقية، أو البرامج القديمة لتسجيل تفاصيل أوامر العمل كل يوم.
غالبًا ما يؤدي هذا إلى تأخيرات وتداخلات في الجدولة، ومشاكل في الإرسال، وأخطاء في إدخال البيانات، وتكاليف عالية.
واحدة من أفضل مزايا برمجيات إدارة الخدمات الميدانية هي أنها ترسل المهام مباشرة إلى جهاز الفني الميداني المحمول، بما في ذلك سجل العملاء، والطريق الأمثل إلى موقع العميل، والأدوات المطلوبة، ومعلومات المخزون، وتقارير الخدمة التي قد تتضمن أيضًا الصور مع الأوصاف، بحيث يمكنهم تقديم خدمة متميزة للعميل.
عن طريق التخلص من العمليات اليدوية والورقية، يمكن للشركات تبسيط عمليات الخدمة الميدانية بفعالية.

15. تنسيق الفريق

من خلال تطبيق برمجيات إدارة الخدمات الميدانية في عملك، يمكنك تحسين التواصل والتنسيق بين الفريق بشكل كبير، وذلك لأن الفنيين الميدانيين وموظفي المكتب يمكنهم جميعًا الوصول إلى نفس المعلومات، ويمكن لموظفي المكتب تقديم أي معلومات إضافية يحتاجها الفني.
يمكن لبرمجيات الخدمة الميدانية تحسين تجربة المستخدم لدى العملاء من خلال تنفيذ المزيد من المهام والعمليات الميدانية لتعزيز الإنتاجية والكفاءة وتوفير التكاليف.

16. تعزيز الابتكار المستمر

تقوم برمجيات إدارة الخدمات الميدانية بتقييم البيانات الإحصائية وجمع ردود الفعل من العملاء والموظفين لتحفيز التحسين المستمر في مستويات الخدمة. عندما يجمع النظام معلومات إضافية، يصبح من السهل تحديد نواقص الخدمة والمواضع التي تحتاج إلى تحسين. يمكنك أيضًا تحديد الوقت المستغرق لتنفيذ مهمةٍ ما، كما ستتمكن من تخطيط القوة العاملة بكفاءة.
علاوةً على ذلك، يقدم لك البرنامج دورة متكاملة للملاحظات، مما يسهِّل تحسين الكفاءة عبر العمليات. وبفضل برمجيات إدارة الخدمات الميدانية، يمكن للمهندسين والفنيين الميدانيين عرض توافر العملاء، والتأخيرات المحلية على الطريق، وحالة العمل، وأكثر من ذلك.
يساعدهم هذا على الاستجابة للتغييرات المفاجئة في مختلف المواقف دون تأخير كبير أو الحاجة إلى انتظار الموافقات من المكتب.

الخاتمة

لقد غيرت برمجيات إدارة الخدمات الميدانية بشكل جذري الطريقة التي تعمل بها شركات الخدمات الميدانية، وكيفية تشغيل عمليات الأعمال، وكيفية إدارة توقعات العملاء، وكيفية تقديم تجارب العملاء.

توفر ترانكويل لك برنامجاً لا يحتاج لبرمجته من قبلك، مما يوفر لك خيارًا سريعًا وموثوقًا يعزز الإنتاجية ويقلل من الهدر والنفقات، مما يعزز في النهاية من أرباح شركتك. حدد موعدًا للحصول على عرض تجريبي مجاني لترى كيف يمكن لبرامجنا أن تفيد عملك.